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経営者層、役員が知っておくべきオンライン会議での進行!話し方のコツ

2024年7月26日


あなたはオンライン会議で進行役を頼まれたらばっちりできますか?

自治体や企業から「オンラインセミナーの進行のやり方を教えて下さい。」というご要望をよくいただきます。
アフターコロナとなり、さすがにオンライン会議には慣れたと思いますが、それでも進行役となると「自信がない」という方も多いのではないでしょうか?

オンライン会議の普及に伴い、進行役のスキルがますます重要になっています。
適切な話し方と進行の技術が、会議の成功に直結しますからね。



そこでこの記事では、「経営者層、役員が知っておくべきオンライン会議での進行!話し方のコツと実践的なアドバイス」をお伝えします。


この記事を書いた人:政治家・経営者スピーチコンサルタント 阿部恵


オンライン会議の特性


オンライン会議はパソコン画面を通じてしか相手の表情や資料を見ることができません。

参加者の音声が聞きづらい、周囲に人がいて話しづらいという場合もあるでしょう。
対面の会議と違って、どうしても双方向のやり取りが制限的になりがちです。

そこで、オンライン会議特有の問題をあらかじめ知ることで、
スムーズな会議進行ができるようになります。

問題点としては、参加者の集中力維持、技術的なトラブルが挙げられます。

オンラインでは参加者の集中力を維持しにくいので、
例えば、パワーポイントのシートを2〜3枚話したら、意見交換や小グループに別れて話し合う場を作るといった工夫が必要です。

チャット欄を活用して、意見を書き込んでもらう方法でも良いですね。


話す際の一文を短くすることも大切です。
特に、経営者層はつい話が長くなる・・・という方も多いのでご注意くださいね。
「だらだら話している」印象を与えると、聞く側は飽きてしまうからです。

また、オンラインに不慣れな参加者がいるケースもあるでしょう。
例えばWindowsとMac等、異なるデバイスでは仕様も違いますので、どちらにも対処できるよう予め確認しておくと良いですね。
技術に詳しいスタッフをサポート役として参加してもらうと安心です。

良さそうな人と注意したほうがよさそうな人

不特定多数の方が参加するZOOMセミナー等では、画面越しに初めて会う方もいらっしゃいます。
その際にやることは、「良さそうな人」と「注意したほうがよさそうな人」をそれぞれ探すことです!


良さそうな人とは、あなたが話しているときにニコニコ笑顔でうなづいてくれそうな人です。
例えば、質疑応答の時に、誰からも質問が来ない時もありますね?
そんな時に話をふると協力してくれる強〜い味方ですね!

逆に、注意したほうがよさそうな人とは、

・クレームを言ってきそうな人
・流れをマイナスの方向に引っ張りそうな人
・画面越しの態度が悪く、あなたの気持ちを下げそうな人です。




また、後からクレームを言いそうなタイプには
「○○さん、ここまでで質問はありませんか?」と先手を打ったりするのも良いでしょう。

ファシリテーターが気持ちよく進行すれば参加者全体も気持ちよく参加できます。

まずは「良さそうな人」と「注意したほうがよさそうな人」を見極めてくださいね。

共感しても同感するな?!

進行役として忘れてならないのが、「話を前に進める」ということです。
盛り上がるのは良いのですが、一緒になって横道に逸れてしまっては大変です。

そんな時でも「話のテーマに引き戻す」強い意志をお持ちくださいね。

そこでおススメなのが、

【共感コメント+次の方へふる】
です。

例えば、

・・・・・

Aさん:「〜について参考になりました!」

あなた:「Aさん、参考になったんですね!ではBさんはいかがですか?」

・・・・・
〜のように。



相手のコメントの言葉の一部を重ねて=「共感」することで、相手は納得してくれます。
ですから、その後に次の回答者であるBさんへ話をふったとしても悪い印象にはなりません。

ここで注意したいのが「共感」コメントなしで、Bさんにふってしまうことです。
これはBさんが置き去りになるのでやめましょう。

・・・・・

Aさん:「〜について参考になりました!」

あなた:「ではBさんはいかがですか?」

・・・・・

これではAさんは喋りっぱなし&フォローなし、です。

必ず【共感コメント+次の方へふる】この流れで話しましょう。


また、よくあるのが、こんな文句です。
・・・・

Aさん:「ZOOMになかなか入れなかったー」

・・・・

そんな時もAさんの言葉を重ねて、
「ZOOMになかなか入れなかったんですね」と共感することはOKです!




でも、こちらはNG例です↓↓↓

・・・
「本当にZOOMってわかりにくいでしょ。しょっちゅう仕様が変わるし!」
・・・・

これは「共感」ではなく「同感」です。
ファシリテーターが文句に同調したら雰囲気が悪くなっちゃいます。
ですから、文句が出たら、「共感コメント+切り返し」です。

・・・・・
「ZOOMになかなか入れなかったんですね」
「それでは(さて) ここから一緒にやっていきましょう!」
・・・・・


〜と、「さて」「それでは」という接続詞を使えば、意外と簡単に場面転換ができますよ!

どんな準備をして登壇している?

それでは、進行役になった時に絶対にやるべきことをお伝えしますね!
それは・・・・【進行表を作る】ことです。

TVやラジオの番組だけでなく、オンラインセミナーでも進行表や台本は必要です。
この作業をせずにいきなり進行役をするのはあまりにも無謀ですね!


それでは簡単な流れをご紹介しましょう。





進行台本の流れ

オンラインセミナー開始前には・参加者への感謝・注意事項告知をまずします。
通常の進行はこれくらいですがこれだけだと一方通行のままです。
そこでこのあとに準備すべきことは・・・「アイスブレイク!」です。

例えば、チャット機能を使って
「どちらからご参加ですか〜?」と記入してもらいましょう。

参加者は五月雨式にチャットに入ってきますが、対話形式にすると一体感が出ます!


「○○県からのご参加ですか?」
「私の実家も○○県なんです」とか、


「AさんとBさん、お近くですね〜」
〜なんて言いながら、その場の雰囲気を和やかにしていきましょう!


そして、その後はこんな流れでいかがでしょうか?


・・・・・
【進行表】

1:開会のことば

2:講師(or司会)の自己紹介

3:今日の流れとゴールの提示

(セミナーの全体像を見せてあげる)

4:<本編>

5:まとめ

6:質疑応答

7:その後の案内(メールアドレス、連絡先など)

・・・・・

4の<本編>は、あなたのプレゼンや会社として伝えるべき情報です。

また、質疑応答では質問が出ない場合も多いので、その場合は、「よくある質問」をいくつか用意して紹介しましょう。

そして、パートごとに「次は○○についてお話しします」
と言ってあげると、聞いている人も「今、進行表のどこを話しているのか」理解しやすくなります。


時間もメモする



全体の流れとともにだいたいの時間を決めておくことも大切です!

・10分〜15分前には  <まとめ>

・5〜10分前には   <質疑応答>

に入るように、<本編>の終わり時刻を設定します。



時間を逆算していくイメージですね。
時間を決めておくと、「早めに進んでいるのか」「時間が足りなくなりそうなのか」わかるので対処しやすくなります。



今回ご紹介したオンライン会議の進行や、
事前準備、そして話し方のコツをぜひ参考にしてくださいね。



とはいえ、一人で進行台本を作るのなかなか難しい
〜という方もいらっしゃるでしょう。

Confillでは経営者向けトレーニング実績が豊富にありますので、

どうぞお気軽にご相談くださいね。

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